Ayuda
Las respuestas de nuestra página de ayuda, en español: configurar y desviar su línea, sus llamadas, su agente, Clio y su calendario, la facturación y su cuenta. La aplicación está en inglés.
Paso a paso: cómo desviar sus llamadas, según su teléfono y cómo atender las llamadas fuera de horario.
Usted conserva su propio número de teléfono: nada cambia para quienes lo llaman. Cuando inicia sesión, el paso de la línea telefónica de la configuración le da un segundo número privado, que pertenece a su cuenta, y le muestra los códigos con asterisco para desviar su propia línea a ese número.
Los códigos varían según la compañía telefónica y el plan. Por eso ese paso enlaza las instrucciones de cada compañía y le da una forma rápida de comprobar que el desvío funcionó.
El paso de la línea telefónica empieza por las noches y los fines de semana: desvíe solo fuera del horario de oficina, solo las llamadas que usted no contesta, o todas las llamadas. Si desvía solo fuera de horario o solo las llamadas sin contestar, usted sigue contestando las llamadas que ya contesta; ese paso explica cada opción.
Es lo normal justo después de terminar el último paso de la configuración: la activación de su número se hace sola y suele quedar lista en media hora. No tiene que hacer nada más, y no hay ningún botón para acelerarla.
Mientras espera, conviene hacer una cosa: no desvíe todavía la línea de su oficina. Hasta que la página diga que su línea está activa, una llamada desviada simplemente quedaría en silencio.
Si tarda más de unas dos horas, nuestros sistemas ya nos avisaron; no necesita escribirnos por eso.
Un sistema telefónico de oficina configura el desvío en sus propios ajustes, no con los códigos con asterisco que muestra el paso de la línea telefónica. Esos códigos son para la línea de una compañía telefónica y no sirven en la mayoría de los sistemas de oficina.
Para RingCentral, Dialpad, Vonage Business, Microsoft Teams Phone, Ooma Office, Zoom Phone, Grasshopper, Nextiva y 8x8, el paso de la línea telefónica tiene las instrucciones, tomadas de la página de ayuda de cada proveedor: elija allí su sistema. Google Voice también aparece allí, pero con las razones por las que no puede desviar llamadas a un agente, en lugar de instrucciones: la propia página de Google dice que no se admite desviar llamadas de un número de Google Voice a un sistema automatizado.
Para cualquier otro sistema, entre a su configuración de administración (o pídaselo a quien lo administra) y busque el manejo de llamadas ("call handling"), las reglas de respuesta ("answering rules") o el desvío de llamadas ("call forwarding") del número al que llaman sus clientes. Agregue una regla que envíe las llamadas a un número externo e ingrese el número de Intake Gateway que aparece en su paso de la línea telefónica.
Si elige la regla para las llamadas que no se contestan, sus teléfonos suenan primero. Si suenan demasiado antes de que conteste el agente, esa misma regla suele permitirle fijar cuántos timbres o segundos esperar.
Luego, pruébelo: desde un teléfono que no esté en su lista de números propios, llame al número de su oficina y deje que suene. Debería oír el saludo de su agente. Si en cambio contesta su buzón de voz, el buzón está tomando la llamada antes que la regla de desvío; desactívelo para ese número o acorte su tiempo de espera.
Si desvía solo las llamadas que no contesta, quien llama oye primero sonar su propio teléfono y luego el saludo de su agente, que empieza con el aviso de que la llamada se graba. El aviso se queda; los timbres son lo que puede acortar.
En AT&T y T-Mobile y la mayoría de las demás compañías que usan los códigos de desvío estándar, el código para las llamadas sin contestar puede llevar una espera en segundos: marque **61*, luego su número de Intake Gateway, luego **, la cantidad de segundos y #. Escrito completo, es **61*SU-NÚMERO-DE-INTAKE-GATEWAY**15# para unos 15 segundos, con SU-NÚMERO-DE-INTAKE-GATEWAY reemplazado por los 10 dígitos de su número de Intake Gateway, que encuentra en el paso de la línea telefónica. Este código es distinto del que muestra el paso de la línea telefónica para su opción principal de ocupado o sin respuesta: solo el código para llamadas sin contestar acepta una espera. La espera suele ser de 5 a 30 segundos, en pasos de 5. Si su compañía la rechaza, use el código sin la espera y marque solo **61*SU-NÚMERO-DE-INTAKE-GATEWAY#.
El código de Verizon para las llamadas sin contestar no tiene un ajuste propio de timbres. La página de desvío de llamadas de Verizon, enlazada desde el paso de la línea telefónica, o la propia Verizon pueden decirle si su plan permite cambiarlo.
Un sistema telefónico de oficina fija la espera en su propia regla de desvío; consulte «Usamos un sistema telefónico de oficina» más arriba.
Cambie lo que cambie, pruébelo con una llamada al número de su oficina desde un teléfono que no esté en su lista de números propios.
Revise esto, en orden.
Si nada de esto lo explica, escríbanos con el número desde el que llamó la persona y la hora aproximada, y lo revisaremos.
Vigilamos cada llamada que dejamos pasar a su agente. Cuando al menos dos llamadas a su número de Intake Gateway, con diez minutos o más de diferencia dentro de una misma hora, quedan sin contestar, y los propios registros de nuestro proveedor de voz muestran que falló en al menos dos de ellas, intentamos enviarle un correo (a las direcciones que tenga en "Settings" (la configuración de su cuenta), o a su correo de inicio de sesión si no puso ninguna) y su panel muestra un aviso en rojo. El problema es nuestro, no suyo. Ese correo es una cortesía, no una garantía: puede llegar tarde, puede no detectar un problema y puede no enviarse nunca, así que no dependa solo de él.
Lo que esto no detecta rápido: necesita llamadas para notar algo, así que en una línea con poco movimiento pueden pasar horas antes de que lleguen dos llamadas; solo nota las llamadas que nos llegan; y no cuenta como falla a quienes cuelgan antes de que se conecte la llamada. Si nuestro proveedor de voz deja de pasarnos llamadas por completo, es posible que usted no reciba este correo; recibimos una alerta cuando deja de responder a nuestras propias comprobaciones, y esa alerta nos llega a nosotros, no a usted; si confirmamos una falla así, puede que le enviemos nosotros mismos el mismo correo. Si alguien le dice que nadie le contestó, compruebe su propia línea llamando directamente a su número de Intake Gateway.
Qué hacer mientras se resuelve:
Intentamos enviarle otro correo cuando se resuelva: después de que se conteste una llamada a su línea, esperamos 30 minutos para asegurarnos de que se mantiene y luego dos horas más por si vuelve a fallar, para que una recuperación breve no lo haga ir y venir. Mientras tanto, su panel dice que las llamadas se están contestando de nuevo; deje su desvío como está hasta que llegue el correo o hasta que lo haya comprobado usted mismo. Puede comprobarlo en cualquier momento llamando directamente a su número de Intake Gateway: si contesta su agente, ya funciona, y esa llamada también nos lo indica.
Cuando llegue ese correo, o cuando contesten su propia llamada a su número de Intake Gateway, vuelva a apuntar su desvío a su número de Intake Gateway y haga una llamada de prueba al número de su oficina desde un teléfono que no esté en su lista de números propios.
Revise algunas cosas, en orden.
Si nada de esto lo explica, escríbanos con el número de quien llamó y la hora aproximada, y lo revisaremos.
Hay varias razones, y cualquiera de ellas puede explicar una sola llamada:
La página y el correo de la llamada muestran si se conectó una transferencia y el motivo por el que el caso se consideró urgente; la transcripción muestra si se ofreció una.
Vaya a "Blocked numbers" (números bloqueados) en su panel: allí aparece cada número que nuestro filtro descartó o marcó, incluidos los que nunca llegaron a tener un registro de llamada.
Busque el número y seleccione "Not spam": dejaremos de descartarlo, tanto en las llamadas que se contestan como en las que, de otro modo, rechazaríamos antes de que conteste el agente. Esto se puede deshacer de la misma forma.
Esta opción solo está disponible para la cuenta del titular de su firma.
Abra la llamada desde "Calls" (llamadas) y baje hasta el final: hay una sección para borrar la grabación y la transcripción de esa llamada, con una confirmación que usted escribe.
Eso borra la grabación, la transcripción, la entrevista y el resultado de la verificación de conflictos de esa llamada, tanto en su panel como en nuestro proveedor de voz, y quita el nombre y el número de quien llamó de cualquier consulta agendada a partir de ella. La cita en sí, y el registro de que la llamada ocurrió, se conservan. Esto no se puede deshacer.
No tiene que hacerlo usted para que ocurra con el tiempo: de todos modos, todo se borra automáticamente en un plazo fijo después de cada llamada; esta opción es para cuando quien llamó le pide que se borre antes.
Una excepción: una llamada que usted puso en retención legal ("legal hold") no se puede borrar, por ninguna de las dos vías, hasta que se levante la retención.
Esta opción solo está disponible para la cuenta del titular de su firma.
Si esa persona ya tiene una llamada en su panel, la cuenta del titular de su firma puede borrar su grabación, su transcripción y su entrevista, en cualquier momento: consulte «¿Cómo borro la grabación y la transcripción de una llamada?» más arriba. Es la vía más rápida y no nos necesita en absoluto.
Si la persona prefiere no comunicarse con usted, puede usar la página "Called a firm?" (¿llamó a una firma?), enlazada al pie de cada página de nuestro sitio. Allí indica el número desde el que llamó, la fecha aproximada y lo que quiere, y nosotros enviamos por correo la solicitud y un enlace a la llamada a las direcciones que tenga en "Settings" (o a su correo de inicio de sesión si no puso ninguna). Nunca actuamos sobre ella nosotros mismos, y nunca le decimos al visitante si se encontró una firma. Nadie verificó quién la envió, así que comuníquese con la persona al número de la llamada antes de actuar. Una solicitud que nos llegue por correo electrónico también se le reenvía a usted.
Empiece en "Calls" (llamadas). Escriba en "Search" (buscar) el número desde el que llamó, tal como lo tiene, con o sin espacios, guiones o paréntesis. Ponga "Show" (mostrar) en "Calls" (llamadas) y "Status" (estado) en "All" (todos), y seleccione "Apply" (aplicar). La búsqueda encuentra cualquier parte del número, así que no hace falta el código de país, y muestra las llamadas desde un número que coincida que todavía conservamos, con cualquier estado. Si la lista ocupa más de una página, use "Next" (siguiente).
La búsqueda también encuentra el nombre de la persona, el asunto y palabras del resumen, así que busque también su nombre. Si la persona pudo haber llamado desde otro número, busque también ese. Una llamada cuyo número se ocultó aparece como "Unknown" (desconocido) y no se puede encontrar así.
Abra cada llamada. Su página muestra los datos de quien llamó y la entrevista que tomó el agente, el resumen, la grabación, la transcripción completa, el resultado de la verificación de conflictos y el registro "Recording disclosure" (aviso de grabación). La transcripción es texto en la página, así que puede copiar de ahí lo que necesite. La grabación, la transcripción, la entrevista y la verificación de conflictos de una llamada se conservan 30 días después de la llamada, o más tiempo mientras la llamada esté en retención legal. Después, la llamada sigue en la lista, con cuándo ocurrió, cuánto duró, su estado y el número, durante 13 meses (7 días si se marcó como spam).
Los correos de alerta de llamada que le enviamos, y lo que se haya escrito en su propia cuenta de Clio o en su calendario, están en esas cuentas y no en su panel, así que busque también allí.
Si después la persona le pide que lo borre, consulte «¿Cómo borro la grabación y la transcripción de una llamada?» más arriba. Una llamada en retención legal no se puede borrar hasta que usted levante la retención, en la sección "Legal hold" (retención legal) de la misma página.
Responder a la persona le corresponde a su firma. Según nuestro "Data Processing Addendum" (anexo de tratamiento de datos), su firma es la responsable ("controller") de la información de quienes le llaman e Intake Gateway es su encargado ("processor"), y responder a la solicitud de una persona es su obligación como responsable; según el anexo le prestamos asistencia razonable, a su solicitud y a su costa, para responder a las solicitudes de los titulares de datos relativas a la información de quienes le llaman. Nuestra política de privacidad remite a quienes llaman con estas solicitudes a la firma a la que llamaron. Qué le dice a la persona, y cuándo, lo decide su firma.
La entrevista pregunta qué tratamiento recibió la persona, porque una firma que evalúa un reclamo por lesiones lo necesita. El agente toma lo que la persona decide contar; no pide expedientes médicos.
HIPAA rige a los planes de salud, a los proveedores de atención médica y a sus socios comerciales. Una firma de abogados que recibe la llamada de un posible cliente, e Intake Gateway al contestarla por usted, no son ninguna de esas cosas, así que HIPAA no se aplica a esta información. Las leyes estatales de privacidad de la salud y las leyes generales de privacidad sí pueden aplicarse; nuestra política de privacidad dice qué recopilamos y por qué.
Qué hacemos con ella: está en el correo de su llamada y en la página de la llamada, detrás de su inicio de sesión. Las grabaciones y las transcripciones se borran en un plazo fijo, y usted puede borrar antes las de una llamada (consulte más arriba). Cómo la maneja su firma después se rige por sus propias obligaciones profesionales, como con cualquier otra entrevista.
Ambos están en "Your agent's rules" (las reglas de su agente), el paso de configuración del agente, al que también puede llegar desde su panel.
El número de transferencia es adonde se conecta en vivo una llamada urgente; los días y horas junto a él controlan cuándo se permite: fuera de ese horario, el agente no conecta a nadie, ni siquiera en un caso urgente, y en su lugar agenda o solicita una consulta, o promete que le devolverán la llamada, y marca el correo como urgente. Una llamada que ya está en curso cuando termina su horario todavía puede conectarse.
El horario puede cruzar la medianoche: una hora de fin anterior a la de inicio sigue hasta la mañana siguiente, y toda la noche cuenta como parte del día en que empieza. El viernes de 18:00 a 08:00 cubre desde la tarde del viernes hasta la mañana del sábado, aunque el sábado no sea uno de sus días; la madrugada del viernes pertenece a la noche del jueves.
Puede cambiar cualquiera de los dos en cualquier momento; el cambio se aplica desde la siguiente llamada.
En "Your agent's rules", bajo "Language", active "Offer Spanish to every caller". Viene apagado; la decisión es solo suya, porque solo tiene sentido activarlo si alguien en su firma puede dar seguimiento a un cliente que habla español.
Una vez activado, el agente agrega una frase en español justo después del aviso de grabación y, con quien acepte, hace toda la entrevista en español, incluido un aviso de grabación completo y aparte en español, porque quien no entendió el aviso en inglés en realidad no dio su consentimiento al oírlo.
Con el español apagado, quien no puede seguir en inglés oye una frase en español que dice que esta línea solo puede atenderlo en inglés y que la oficina recibirá su número, y la llamada termina. No se toma ninguna entrevista en un idioma que la persona no entendió, y usted igual recibe el correo con su número.
Cada llamada empieza con el mismo aviso fijo: quien habla es un asistente de IA, no un abogado; la llamada se graba y se transcribe; hablar con él no convierte todavía a quien llama en cliente; y puede colgar si prefiere que no lo graben. Lo único que cambia de una firma a otra es el nombre de su firma, que se dice en el aviso, y, si activó el español, una frase al final que ofrece el español.
Esto no se puede personalizar, a propósito: es el mismo aviso legal, con las mismas palabras, para cada firma y cada estado donde operamos. Está publicado en nuestra página del producto, en inglés, si quiere ver el texto exacto.
El agente lee el nombre de su firma tal como está escrito en su cuenta, también en el aviso de grabación al principio de cada llamada. Puede cambiar cómo suenan hasta 3 palabras del nombre en "How it says your firm's name", dentro de "Your agent's rules". Solo cambia el sonido: el nombre sigue escrito igual en sus correos y registros de llamadas.
Escriba una palabra por línea: la palabra, un signo igual y cómo suena, con la ortografía sencilla del inglés. Separe las sílabas con guiones y ponga en mayúsculas la sílaba acentuada, por ejemplo Kowalski = koh-WAL-skee o Nguyen = nuh-GWEN.
Un cambio guardado suele llegar a su línea en menos de media hora, como cualquier otra regla. Por favor, no cambie cómo está escrito el nombre en su cuenta: ese nombre también aparece en sus correos de llamadas y en el registro de lo que se le dijo a cada persona que llamó.
No, nunca, en ninguno de los dos casos: es una regla fija, no un ajuste. El agente nunca da asesoría legal ni predice un resultado.
Sobre honorarios, dice solo la frase exacta que usted escriba para él en "Your agent's rules", nada más: nunca cita un porcentaje, no estima cuánto vale un caso y no improvisa si usted deja ese campo en blanco (en ese caso, solo dice que el abogado explicará el acuerdo).
En una llamada en español, esa frase no se dice en absoluto: ni traducida ni en inglés. Si una persona que habla español pregunta por el costo, solo oye que el abogado revisará los honorarios directamente con ella.
Desde "Connect Clio" (conectar Clio) en su configuración. Una vez conectado, el agente compara el nombre de quien llama (y el nombre o la empresa de la parte contraria, si la persona lo sabe) con sus propios contactos y asuntos ("matters") de Clio, mientras la persona sigue en la línea.
Una coincidencia con la parte contraria detiene la entrevista en ese punto cuando es un contacto de Clio marcado como cliente, el cliente de un asunto que coincide, o alguien que llamó antes y cuyos datos Intake Gateway envió a su Clio en los últimos 13 meses, y le dice a la persona que alguien de su oficina le dará seguimiento, sin decirle por qué. Cualquier otra coincidencia con la parte contraria (una empresa a la que usted demandó alguna vez, un testigo, un nombre compartido) se señala en su correo y en el registro de la llamada, y la entrevista continúa. Una coincidencia solo con quien llama (un cliente que vuelve, un nombre común) solo se le señala a usted, y la entrevista continúa con normalidad. Esta no es la verificación de conflictos de su firma: es una comparación de nombres deliberadamente conservadora, pensada para detectar el caso evidente en los primeros noventa segundos, no para reemplazar su propia revisión. Lee el único cliente de cada asunto, no a sus demás personas: un cocliente que usted tiene en Clio como una relación ("relationship") en un asunto, en lugar de como el cliente del asunto o como un contacto marcado como cliente, solo se señala, y la entrevista continúa.
Qué lee: sus contactos y asuntos, por nombre y número de teléfono. Qué escribe: un contacto por cada entrevista completada, de cualquier tipo de lesión (el nombre, el teléfono, el correo y la dirección postal de quien llamó, si los dio), vinculado a un contacto existente en lugar de duplicarlo si la persona ya está en su Clio. Nunca crea ni toca un asunto.
Puede desconectarlo en cualquier momento desde el mismo paso de la configuración o desde el propio Clio. Si Clio no está disponible, el envío espera y se reintenta durante unos dos días, con esperas cada vez más largas, y nunca se envía dos veces; si sigue sin funcionar después de eso, el envío se registra como fallido en lugar de reintentarse para siempre.
Desde "Connect your calendar" (conectar su calendario) en su configuración: pegue una clave de API de Cal.com y luego elija en qué tipo de evento ("event type") se deben agendar las consultas (una cuenta nueva de Cal.com todavía no tiene ninguno, así que quizá tenga que crear uno allí primero; el paso de la configuración le avisa si es el caso).
Cuando ambos estén listos, quien llama y quiere agendar oye sus horarios disponibles reales y queda agendado antes de colgar. Si el tipo de evento está configurado en Cal.com para requerir su confirmación, una consulta agendada así puede llegar como una solicitud: a quien llama se le dice que la hora quedó solicitada y que la oficina todavía tiene que confirmarla, y la solicitud espera en Cal.com hasta que usted la acepte allí.
Algo que conviene saber: las categorías que a propósito nunca evaluamos ni agendamos automáticamente (negligencia médica, cualquier lesión en el trabajo, salvo que la firma haya activado la compensación laboral, un caso en el que participa un organismo de gobierno, muerte por negligencia, y un niño lesionado o un adulto que no puede hablar por sí mismo) siempre se dirigen a una devolución de llamada o a una transferencia en vivo, nunca directamente a su calendario, tenga o no un calendario conectado. Una llamada que, por lo que dice la persona, está claramente prescrita tampoco se agenda nunca automáticamente; se cierra con la promesa de devolver la llamada.
Una conexión deja de funcionar cuando Clio o Cal.com empieza a rechazar nuestro acceso: por ejemplo, se quitó el acceso de la aplicación en Clio, o se borró la clave de API de Cal.com. Nos enteramos cuando Clio o Cal.com rechaza una solicitud, normalmente durante una llamada; en el caso de Clio, salvo que Clio diga abiertamente que se retiró nuestro acceso, pueden hacer falta rechazos repetidos, desde una hora hasta más de un día, antes de que demos la conexión por rota. Desde entonces, su panel muestra una advertencia que dice desde cuándo, y el titular de su cuenta recibe un correo con un enlace para volver a conectar.
Mientras tanto, las llamadas se siguen contestando, y el agente sigue haciendo la entrevista completa:
Para arreglarlo, vuelva a conectar desde el enlace del correo, la advertencia de su panel o el mismo paso de Clio o del calendario en su configuración. Para Cal.com, pegue una clave de API que funcione, y vuelva a elegir el tipo de evento si es otra cuenta de Cal.com. Si en cambio el paso del calendario dice que su clave está guardada pero que Cal.com no responde, y usted borró o reemplazó esa clave en Cal.com, desconecte el calendario en ese paso y pegue una nueva.
Las entrevistas que no pudieron llegar a Clio mientras estaba desconectado se guardan hasta 30 días después de cada llamada; no se pierden. Después de volver a conectar, si el paso de Clio dice que todavía hay entrevistas en espera, asegúrese de haber conectado la cuenta de Clio de su propia firma y elija "Send to Clio now" (enviar a Clio ahora); una cuenta distinta nunca las recibe sin ese paso. No se agenda nada después: quienes llamaron y recibieron la promesa de seguimiento todavía necesitan esa llamada suya.
Clio es el único sistema de gestión de casos con el que nos conectamos directamente. Todo lo demás funciona igual sin él: el agente contesta, hace la entrevista, agenda o solicita una consulta o promete devolver la llamada, y le envía un correo después de cada llamada, salvo una que con certeza es spam.
Para cualquier otro sistema, active el webhook en Configuración: después de cada llamada, salvo una marcada como spam, enviamos los datos de quien llamó y la entrevista a una dirección que usted elige, y una dirección "Catch Hook" de Zapier puede pasarlos a la mayoría de los sistemas de gestión de casos y hojas de cálculo (la respuesta de ayuda sobre Zapier y su propio sistema tiene los pasos). El correo lleva los mismos datos, así que también puede copiarlos a mano; algunos sistemas pueden crear un posible cliente ("lead") a partir de un correo reenviado a una dirección que le dan.
Sin Clio, el agente no compara a quienes llaman con sus clientes y asuntos existentes, y cada correo le dice que haga su propia verificación de conflictos antes de comunicarse con la persona.
Sí. En Configuración, en "Webhook", pegue una dirección que empiece con https:// y guárdela. Desde entonces, después de cada llamada, salvo una marcada como spam (aunque solo sea sospechosa), enviamos ahí una solicitud POST con los datos de la llamada en JSON. "Send a test" envía una llamada inventada, marcada como prueba, para que vea los campos antes de que llegue una llamada real.
Con Zapier: cree un Zap cuyo disparador sea "Webhooks by Zapier", evento "Catch Hook", copie en Configuración la dirección que le da Zapier, envíe una prueba y luego agregue el paso que crea el posible cliente o el contacto en su sistema (MyCase, Filevine, Lawmatics, PracticePanther, Google Sheets, etc.) y asigne los campos. Webhooks by Zapier requiere un plan pagado de Zapier.
Lo que enviamos: "id" (el mismo en cada reintento de una llamada, para que pueda descartar una repetición), "type" ("call.completed"; "form.submitted" para un mensaje del formulario de su propio sitio web, cuyo "call" es el formulario, sin duración; o "test"), "created_at", "call" (su id, hora de inicio, duración en segundos, estado, el número de quien llamó y el enlace a la llamada en su panel), "intake" (cada campo que el agente registró, como caller_name, caller_email, intake_type, urgency y las respuestas del área de práctica, planos, con su propio nombre) y "summary". Ninguna grabación ni transcripción.
Cómo comprobar que viene de nosotros: cada solicitud lleva un encabezado Intake-Gateway-Signature como t=<la hora en segundos>,v1=<la firma>. Calcule HMAC-SHA256 del valor t, un punto y el cuerpo exacto de la solicitud, con la clave secreta de firma que muestra Configuración; debe ser igual al valor v1, y t debe estar a menos de cinco minutos de la hora actual. Con Zapier puede omitir este paso; su propio sistema debería hacerlo.
Sus correos de llamadas y Clio siguen funcionando igual; el webhook es una copia adicional. "Turn off the webhook" lo detiene, y "Start a new secret" reemplaza la clave de inmediato si alguna vez se compartió por error.
Sí. En Configuración, en "Slack or Teams alert", pegue la dirección del webhook del canal y guárdela. Desde entonces, cada nueva llamada o chat del sitio web (salvo uno marcado como posible spam) publica "New intake" en ese canal, con un enlace que lo abre en su panel. "Send a test" publica uno de inmediato para que lo vea llegar.
Slack: en api.slack.com/apps, cree una app para su espacio de trabajo, active "Incoming Webhooks", seleccione "Add New Webhook to Workspace", elija el canal y copie la dirección que empieza con https://hooks.slack.com/services/.
Microsoft Teams: en el canal, abra "Workflows" (el menú ... junto al nombre del canal), elija la plantilla "Post to a channel when a webhook request is received", complete sus pasos y copie la dirección que muestra al final.
Lo que publicamos: solo las palabras "New intake" y el enlace. El nombre, el número y las respuestas de quien llama quedan en su panel, detrás de su inicio de sesión, así que nada de quien llama se comparte con Slack ni con Microsoft.
Sus correos de alerta siguen funcionando igual; la publicación en Slack o Teams es un aviso adicional.
Desde "Billing" (facturación) en su panel, seleccione "Manage billing" (administrar la facturación). Eso lo lleva a la propia página segura de facturación de Stripe, donde puede actualizar su tarjeta y sus datos de facturación y ver su historial de facturas; al terminar, lo regresa directamente a su panel.
Esta opción solo está disponible para la cuenta del titular de su firma.
Sí: cada firma nueva recibe su primer mes gratis: una prueba gratis de 30 días, con tarjeta registrada y sin límite de llamadas; se aplica el uso justo de nuestros Términos de servicio (una guía de hasta 100 llamadas contestadas al mes para la línea propia de una firma, no un tope). No se cobra nada antes del día 31, y si cancela antes, no se le cobra nada. Una prueba por firma.
Antes de agregar una tarjeta, puede oír a su agente: cuando su número esté activado, llámelo desde un teléfono de su lista de números propios (en "Your agent's rules", las reglas de su agente). Su línea atiende esos teléfonos durante un máximo de 15 minutos de llamadas de prueba en total, una llamada a la vez, y a nadie más hasta que haya una tarjeta registrada. Su panel muestra cuánto le queda.
Después de la prueba, se le cobra el precio mensual fijo del plan que aparece en nuestra página de precios: sin cargos por llamada ni medición de uso. Su página "Billing" (facturación) siempre muestra su estado actual y, cuando ya esté en el plan, la fecha de su próximo cargo o, si canceló, la fecha en que termina su suscripción.
A una firma que ya tuvo su prueba gratis y vuelve se le cobra desde el día en que empieza de nuevo; el paso "Billing" lo indica antes de que ingrese una tarjeta.
Recibirá un correo que se lo indica, con un enlace para pagar la factura. Puede pagarla allí, o actualizar su tarjeta desde "Billing" (facturación) → "Manage billing" (administrar la facturación) en su panel: la factura pendiente se cobra entonces de inmediato a su nueva tarjeta (no mientras haya una disputa de pago abierta: consulte más abajo). En cualquier caso, la tarjeta con la que pagó es la que se cobra a partir de entonces. No hace falta nada más.
Si un problema de pago no se resuelve por un tiempo, su panel mostrará un aviso claro en el momento en que su línea realmente deje de contestar, si llega a pasar: lo dice abiertamente; no dejamos que ocurra en silencio. Una vez que el pago se acredita, su línea vuelve a contestar en pocos minutos, salvo que también haya una disputa de pago abierta; en ese caso, vuelve a contestar cuando la disputa se cierre (consulte la pregunta siguiente).
Si fallan todos los reintentos del pago, nuestro proveedor de pagos puede dar por terminada la suscripción por sí solo. Su panel lo indica entonces y enlaza para empezar una suscripción nueva; hasta que pasen los 30 días de la sección 4 de la "Cancellation + Refund Policy" (política de cancelación y reembolso), su cuenta se conserva tal como está.
Actualice su tarjeta lo antes posible para evitar cualquier interrupción.
Cuando un pago que nos hizo se disputa con el emisor de su tarjeta (un contracargo, o una consulta de su banco sobre el cargo), su servicio se suspende mientras la disputa está abierta, como dispone la sección 6 de la "Cancellation + Refund Policy" (política de cancelación y reembolso). Su línea deja de contestar, su panel muestra un aviso que lo indica y le enviamos un correo. Mientras la disputa está abierta, no se hace ningún cargo nuevo por su suscripción. Una factura que ya estaba vencida antes de la disputa todavía puede cobrarse, y una tarjeta que agregue entonces se guarda para después, pero no se cobra hasta que la disputa se cierre. No se puede empezar una suscripción nueva mientras haya una disputa abierta; esa opción vuelve a estar disponible sola cuando la disputa se cierra.
Si la disputa fue un error, pídale al emisor de su tarjeta que la retire. Cuando se cierra a nuestro favor, incluso cuando se retira, su línea vuelve a contestar, la facturación se reanuda desde su próxima renovación y le enviamos un correo; no necesita enviarnos nada.
Si la disputa se resuelve en nuestra contra, la suscripción a la que correspondía el pago disputado se considera cancelada. Si es su suscripción actual, su cuenta termina y le enviamos un correo para avisarle. Si era de una suscripción anterior, la actual continúa y no se envía nada más. Si el pago no era de una suscripción, no se cancela nada y su línea vuelve a contestar.
Si lo que quería era que le devolvieran su primer cargo, "Refund my first charge" (reembolsar mi primer cargo), en "Billing" (facturación), es la vía directa mientras cumpla los requisitos. Un cargo en disputa no puede además reembolsarse allí.
Cancele en cualquier momento desde "Billing" (facturación) → "Manage billing" (administrar la facturación): eso abre la propia página de facturación de Stripe, y cancelar es una de las cosas que puede hacer allí usted mismo; no necesita enviarnos nada.
Su agente sigue contestando llamadas hasta el final del período que ya pagó (o, si cancela durante su prueba gratis, hasta que termine la prueba, sin ningún cargo) y luego se detiene. Hasta entonces, "Billing" muestra la fecha en que termina su suscripción; después, su panel dice que terminó y enlaza para empezar una nueva.
Una cosa que debe hacer usted después: la línea de su oficina seguirá desviando hacia nosotros y, cuando dejemos de contestar, las llamadas a esa línea simplemente quedarán en silencio hasta que desactive ese desvío con su compañía telefónica; también le enviaremos un correo para recordárselo.
Lo que ya está en su propio Clio o en su calendario se queda allí; cancelar aquí no lo toca.
¿Olvidó cancelar su prueba y casi no usó su línea? "Billing" muestra "Refund my first charge" (reembolsar mi primer cargo) mientras cumpla los requisitos; la sección 2 de la "Cancellation + Refund Policy" (política de cancelación y reembolso) dice cuándo. Reembolsa ese primer cargo completo y termina su suscripción de inmediato, en lugar de al final del período.
Ambas cosas están en "Settings". Para cambiar su correo de inicio de sesión, escriba la nueva dirección en "Sign-in email" (correo de inicio de sesión) y envíela: le mandaremos un enlace de confirmación a la nueva dirección, y nada cambia hasta que haga clic en él (sus direcciones para alertas de llamadas, si había puesto las suyas, se quedan como están).
Para restablecer su contraseña, use "Change your password" (cambiar su contraseña) en la sección "Security" (seguridad) de "Settings", o el enlace "Forgot password" (olvidé mi contraseña) de la página de inicio de sesión si no ha iniciado sesión: escriba su correo y le enviaremos un enlace para restablecerla si esa dirección tiene una cuenta.
No necesita contraseña para iniciar sesión: en la página de inicio de sesión, elija "Email me a sign-in link" (envíeme un enlace para iniciar sesión), escriba su correo y abra el enlace que le enviamos, en este dispositivo o en otro. Las cuentas creadas sin contraseña inician sesión así; para agregar también una contraseña, use "Change your password" (cambiar su contraseña) en "Settings".
Todavía no: cada firma tiene un solo inicio de sesión, el del titular.
Aun así, otras personas pueden enterarse de cada llamada. En "Settings", ponga hasta 3 direcciones para las alertas de llamadas, por ejemplo la suya y la de quien contesta el teléfono. La alerta lleva los datos de quien llamó y lo que le dijo al agente; la grabación y la transcripción siguen detrás del inicio de sesión.
Este es el único caso que no puede ser totalmente autoservicio, porque un enlace para restablecer la contraseña no tiene adónde ir sin su bandeja de entrada; por eso lo verificamos a mano, por correo, más un código que usted dice en una llamada que hace desde su número de transferencia a su propia línea de Intake Gateway. Nadie de nuestro lado se pone al teléfono.
Escríbanos desde una dirección a la que tenga acceso, con el nombre de su firma tal como está registrado, su correo de inicio de sesión anterior y el correo nuevo que quiere usar.
Verificaremos que la cuenta es suya antes de cambiar nada, y escribiremos primero a su dirección anterior, para que el verdadero titular de la cuenta tenga la oportunidad de notarlo y objetar si no fue él.
Si no puede responder lo que le preguntemos, no podremos continuar solo con esa base.
Vaya a "Settings" → "Security" (seguridad) y seleccione "Sign out everywhere" (cerrar sesión en todas partes): eso cierra de inmediato la sesión en todos los dispositivos de su cuenta, incluido el que generó la alerta. Luego cambie su contraseña desde esa misma sección.
Si no reconoce el inicio de sesión y sospecha que otra persona tiene acceso, hágalo de inmediato; no tiene que esperar nada de nuestra parte.
Ambos están en "Your documents" (sus documentos), en su panel: muestra exactamente qué versión de cada uno de nuestros contratos aceptó su firma, cuándo y quién, con un enlace al texto vigente de cada uno.
La misma página tiene nuestra descripción completa por escrito de las medidas de seguridad técnicas y organizativas que mantenemos, que nuestro "Data Processing Addendum" (anexo de tratamiento de datos) promete en su propia sección de seguridad.
Nada de eso requiere pedirnos algo; está disponible para que lo lea en cualquier momento.
Para lo demás, escriba a contact@intakegateway.com con lo que está viendo. Es la única forma en que atendemos las solicitudes de soporte: no hay línea telefónica ni chat de soporte, a propósito.